Каталог статей

Внеофисное хранение документов: опыт аутсорсинга в делопроизводстве

Текст не полный. Полную версию читайте на сайте - источнике информации: ЗДЕСЬ!

Термин «аутсорсинг» сейчас постоянно на слуху, и хотя для русского уха он пока ещё непривычен, за ним не кроется ничего необычного. «Аутсорсинг» означает передачу сторонней организации, связанной с «родной» компанией только договорными отношениями, целиком или частично ряда второстепенных, с точки зрения компании, функций.

Аутсорсинг, как метод работы, становится всё более и более популярным в сфере бизнеса. Считается, что с его помощью можно решить целый ряд задач:

• Снизить накладные расходы на ведение бизнеса, сосредоточиться исключительно на деятельности, приносящей прибыль;
• Повысить эффективность и качество исполнения вспомогательных работ, за счёт перевода на аутсорсинг «обслуживающих» подразделений (выполняющих такие деловые функции, как управление информацией, делопроизводство, питание, уборка помещений и т.д.).
• Быстрее «раскрутить» новый бизнес, не тратя времени на создание собственных вспомогательных служб.
• Аутсорсинг различных элементов делопроизводства и документооборота давно уже стал общепринятой деловой практикой за руб.ежом, и всё чаще встречается и в России. Наиболее распространённый и, возможно, самый интересный для большинства компаний вариант аутсорсинга в делопроизводстве – это передача сторонней организации функции хранения бумажных документов. Коммерческие центры хранения документов предоставляют широкий спектр услуг, связанных с хранящимися в их помещениях делами, вплоть до уничтожения документов с истекшими сроками хранения, с предоставлением заказчику только документов об уничтожении.

Как всегда, не обходится без крайностей, которые обычно являются следствием недостаточной информированности: одни руководители считают аутсорсинг панацеей от всех болезней, в то время как другие вообще не рассматривают всерьез варианты его использования.

Цель данной статьи – постараться дать объективное представления об аутсорсинге хранения документов: показать, где, когда и при каких условиях коммерческая организация может на этом выиграть, и в каких случаях аутсорсинг может оказаться невыгодным и даже разорительным. Статья подготовлена на основе анализа опыта США и других зарубежных стран, но везде, где это возможно, использован и отечественный опыт.

Определение экономической эффективности внеофисного хранения документов

Главная и самая объективная оценка аутсорсинга – это определение его экономической эффективности для организации, и специалисты ДОУ должны уметь такой расчёт делать (тем более, что методика расчёта достаточно проста). Полученные цифры станут наиболее убедительным аргументом, когда потребуется отстаивать свои позиции перед высшим руководством.

Для расчёта потребуются следующие данные:

• стоимость аренды офисной площади,
• стоимость и размеры оборудования, используемого для хранения документов в офисе,
• средняя заработная архивариуса,
• для точного расчёта будут нужны расценки на оказываемые услуги и проект договора с поставщиком – их можно запросить у фирм-поставщиков (лучше – у нескольких). Более грубые оценки можно получить, воспользовавшись приведенными в Таблице 1 средними расценками [2].

Таблица 1. Средние расценки на услуги центров хранения документов

Необходимо понимать, что поставщик при обслуживании организации-клиента выполняет ряд операций. Операции, – такие, как хранение коробов, доставка коробов в места хранения и их возврат клиенту, обработка коробов (размещение коробов в хранилище и их изъятие), предоставление комнаты для работы с документами – все оплачиваются по отдельности. В результате собственно плата за хранения короба составит только часть среднемесячных расходов в расчете на один короб. В такой системе оплаты не нужно видеть какого-то злого умысла поставщиков, подобная система используется в мире повсеместно – но, конечно, она затрудняет расчёт реальных расходов на хранение документов.

При общении с менеджерами поставщиков полезно также выслушать их аргументы в пользу перехода на аутсорсинг. Наиболее часто используемые аргументы следующие:

• стоимость услуг аутсорсинга составит лишь часть затрат, необходимых для хранения документов собственными силами,
• освобождаются дорогостоящие офисные площади,
• есть возможность сэкономить на персонале службы ДОУ и его обучении,
• приводится в порядок документооборот,
• повышается безопасность хранения документов.

Пример расчета экономического эффекта от внеофисного хранения

Возможность внеофисного хранения документов обычно рассматривается следующих случаях:

• когда в архиве и в комнатах офиса компании не осталось свободного места для хранения документов, и для размещения вновь поступающих документов нужно арендовать и оборудовать новые площади. Если же в архиве организации свободного места ещё достаточно, внеофисное хранение документов, как правило, экономически невыгодно.
• когда необходимо освободить рабочие помещения офиса от шкафов с документами, чтобы разместить дополнительные рабочие места.

Условия расчёта

В качестве примера, оценим, выгоден ли аутсорсинг для небольшой компании (100-200 сотрудников), производящей в год 3000 стандартных дел.

Пусть компания арендует помещение за 600 долларов за кв.м. в год. Это достаточно дорогая офисная площадь, но в пределах разумного (в Москве арендная плата за наиболее престижные и современные офисы может превышать и 1000 долларов за кв. м. в год).

Предположим, что в архиве организации используется экономичное хранение документов на открытых стеллажах.

Будем считать, что на внеофисное хранение ежегодно планируется отправлять объём документов, равный их годовому производству – 3000 дел.

Слагаемые экономии и расходы

Отправляя документы на внеофисное хранение, компания может сэкономить:

• на дорогостоящей офисной площади, которую не придётся дополнительно арендовать,
• на архивном оборудовании, которое не нужно будет дополнительно покупать,
• на зарплате (и соответствующих налогах), благодаря тому, что не придётся нанимать дополнительных сотрудников для обслуживания растущего архива,
• за счёт уменьшение потерь рабочего времени квалифицированных сотрудников, уходящего на поиск документов. В США этот вид экономии аккуратно подсчитывается, поскольку капиталисты не любят платить большие деньги за работу, с которой может справиться обыкновенный клерк. У нас в России большинство руководителей не готово воспринимать как экономию более эффективное использование труда сотрудников, поэтому в примере расчёта этот вид экономии будет опущен.

Полученную экономию нужно будет сопоставить с затратами на внеофисное хранение документов, и в результате можно будет сказать, выгоден аутсорсинг или нет.

Экономия на архивных стеллажах

1. Подсчитываем, сколько погонных метров 6-полочных стеллажей займут производимые организацией в год 3000 стандартных дел. Толщина стандартного дело в 150 листов – 1,5 см, итого общий объем документов – 45 м. При 6-полочном хранении потребуется 7,5 м стеллажей.

2. Подсчитываем экономию на оборудовании, исходя из того, что метр 6-полочных стеллажей стоит 200 долларов. В год на 7,5 м стеллажей, которые не потребуется закупать благодаря аутсорсингу, экономим 1500 долларов.

Экономия на офисной площади

1. Определяем офисную площадь, которую бы заняли сэкономленные 7,5 м стеллажей. При длине стеллажа 1 м и ширине 0,5 м., площадь 7,5 стеллажей составит 3,75 кв.м.

2. Необходимо учесть и площадь обслуживания (т.е. площадь проходов). Если на каждые два стеллажа приходится один проход шириной 0,7 м., то на погонный метр стеллажей придётся 0,35 кв.м. площади обслуживания. Общая площадь обслуживания всех стеллажей составит 2,65 кв.м., и площадь стеллажей (с учётом площади обслуживания) составит 6,4 кв.м.

3. Чтобы определить экономию на офисной площади, подсчитаем стоимость годовой аренды 6,4 кв.м по ставке 600 дол./кв.м в год. Получаем, что экономия составит 3840 долларов в год.

Экономия на зарплате

1. По оценкам специалистов, в среднем на обслуживание 10000 дел требуется один сотрудник архива. Таким образом, отправляя на аутсорсинг 3000 дел, организация экономит 0,3 ставки архивариуса.

2. Если средняя зарплата архивариуса составляет 350 долларов в месяц, или 4200 долларов в год, то экономия 0.3 ставки архивариуса составит 1400 долларов (без учета налогов, уплачиваемых работодателем).

Расходы на внеофисное хранение

1. Просто хранение короба будет стоить (см. Таблицу 1) около 20 долларов в год. Обслуживание короба, при грамотной организации работы по аутсорсингу, примерно удваивает стоимость. Оценим общие расходы на аутсорсинг, в пересчете на короб, в 40 долларов в год (для более точной оценки нужно будет определить, насколько часто документы будут возвращаться из внешнего хранилища, будет ли использоваться услуга конфиденциального уничтожения документов, и т.д.)

2. Остается подсчитать, в какую сумму обойдется внеофисное хранение 3000 дел.
При емкости архивного короба 0,4 погонных метра документов, для размещения 45 погонных метров документов потребуется 113 коробов. При стоимости хранения одного короба 40 долларов в год, затраты фирмы в год на внеофисное хранение документов составят 4520 долларов.

Подведение итогов

Все результаты сводим в таблицу (см. Таблицу 2), и подсчитываем разность между сэкономленными средствами и расходами на внеофисное хранение.

Таблица 2. Расчёт экономической выгоды от аутсорсинга хранения документов

В результате всех подсчетов получается, что суммарная экономия составит 2220 долларов в год. Таким образом, в рассмотренном примере передача документов на внеофисное хранение оправдана, даже с учётом возможных погрешностей в расчётах.

Примечательно, что основная экономия возникает из-за того, что организация арендует дорогую офисную площадь. Стоимость аренды часто является главным фактором, определяющим экономическую эффективность аутсорсинга.

Хорошо налаженный документооборот – ключ к успеху

Поставщики часто говорят о том, что, благодаря аутсорсингу, их клиенты могут привести в порядок свой документооборот. На самом же деле аутсорсинг при бестолковом документообороте помогает примерно так же, как анальгин при аппендиците – боль снимается… на какое-то время.

Какая – либо выгода от внеофисного хранения возможна только при хорошо налаженной системе делопроизводства в самой организации, и при правильном взаимодействии службы ДОУ с поставщиком:

• Важно правильно подготовить документы для внеофисного хранения, с тем, чтобы минимизировать возврат документов из внешнего хранилища в офис. Основные рекомендации таковы:
• На внеофисное хранение нужно в первую очередь вывозить те документы, которые практически не используются. Часто используемые документы должны остаться в офисе.
• В короб желательно класть документы, срок хранения которых истекает одновременно – в этом случае, по истечении срока хранения, короб может быть уничтожен целиком.
• Если срок хранения документов уже заканчивается (скажем, осталось хранить их менее года) – нужно оценить, что выгоднее: отправить документы на аутсорсинг, или же оставить в архиве, и по истечении срока хранения уничтожить.
• На аутсорсинг нежелательно отправлять документы, утрата или утечка информации из которых может нанести существенный ущерб организации. Если же избежать этого нельзя, нужно провести оценку рисков и обдумать возможность использования хранилищ с повышенным уровнем безопасности (естественно, значительно более дорогих).
• Учёт вывозимых на аутсорсинг документов должен быть налажен так, чтобы, в случае необходимости, установить местонахождение нужного документа с точностью до короба – что опять-таки сокращает количество возвращаемых коробов;
• В идеале, вывозимые документы должны пройти экспертизу ценности, – чтобы, если потребуется, короба с документами можно было отправить на уничтожение непосредственно из внешнего хранилища.

Аутсорсинг хранения документов и электронный архив

Эффективность аутсорсинга будет выше, если организация использует систему электронного документооборота, или же создает электронный архив. Ввод вновь создаваемых и поступающих, а также часто используемых бумажных документов в электронный архив или в систему электронного документооборота позволяет, помимо других преимуществ:

• Увеличить объем документов, которые могут быть отправлены «на аутсорсинг»,
• Резко сократить объём документов, возвращаемых из внешнего хранилища,
• Эффективнее контролировать, где и какие документы хранятся, чтобы при необходимости быстро их разыскать,
• Минимизировать ущерб в случае утраты подлинников документов.

У такого метода работы есть и свои недостатки, основной из которых заключается в том, что создание и поддержание электронного архива требует немалых затрат, которые могут «съесть» всю экономию, полученную за счет аутсорсинга. Кроме того, документы из электронного архива не имеют в настоящее время юридической силы, поэтому электронный архив не поможет, если нужно представить государственным или судебным органам подлинники документов.