Экономия при оплате услуг хранения вне офиса состоит из:
- Разницы расходов на оплату аренды и (или) коммунальных платежей офисной (производственной) площади;
- Уменьшения затрат на оплату (зарплату) сотрудников, выполняющих вспомогательные задачи;
- Уменьшения расходов на инвентарь, мебель;
Состав расходов: | Внеофисное хранение (стоимость услуг) |
Хранение в офисе (собственные расходы) |
| Аренда за 5 м.кв. : |
Всего за аренду и комунальные платежи: 126,00 грн. _в месяц |
150,00 грн./мес. |
| Коммунальные платежи за 5 м.кв.: |
200,00 грн./мес. | |
|
Всего: 350,00 грн./мес. | ||
|
Зарплата, за работу с документами (принята в размере 1/2 средней ставки) |
Разовый платеж:
~198,00 грн. Услуги курьера (1 раз в месяц = 36,00 грн.) |
1000,00 грн./ месяц |
|
Расходы на инвентарь, мебель (100 папок) |
Тара всего : 215,00 грн. (180 за короба, 35,00 грн.за упак. рукав) |
Папки для хранения:900,00 грн. Из расчета: 100 папок по 9,00 грн Стоимость мебели не учитываем! |
За один год, пользуясь услугами внеофисного хранения документов Ваши затраты составят:
126,00 грн. х 12мес. + 198,00 + 36,00 х 12 + 215,00 = 2357,00 грн.
За один год, Ваши собственные расходы, связанные с хранением документов составят:
150,00 х 12 + 200,00 х 12 + 1000,00 х 12 + 900,00 = 17100,00 грн.
Экономия за один год составит: 17100,00 - 2357,00 = 14 743,00 грн.
Приведенные расчеты имеют ориентировочные показатели.
Если у Вас документация имеет объем всего один короб, то нетрудно подсчитать, что даже 1 м.кв. площади потребует в год затрат около 840 грн. Затраты на хранение вне офиса составят всего 151.2 грн. Экономия затрат, связанных с оплатой только хранения составит почти 700 грн. Примерно такое же соотношение будет и по затратам, связанным с обслуживанием документооборота.
У каждого предприятия есть свои особенности: у одних меньше объемы документации, другие имеют собственный офис или помещения.
Но общее соотношение расходов из приведенного примера доказывает, что хранение документов вне офиса требует значительно меньших текущих расходов.
Экономия Ваших текущих расходов позволяет:
- Освободить часть офисной площади, которую занимают шкафы с документами;
- Использовать офисное пространство более эффективно, освободив место для работы дополнительного числа сотрудников;
- Обойтись меньшими помещениями, снизив затраты и себестоимость продукции;
- Разместить полезную офисную или другую технику;
- Перенаправить денежные средства с оплаты труда сотрудников, выполняющих вспомогательные задачи, на сотрудников, приносящих доходы;
- Поставить цветы: украшая Ваши помещения и повышая заботу о здоровье сотрудников;
